LA NEWSLETTER · N° 10
Anche affidandoti ai messaggi automatici, alcuni obblighi restano in capo a te. I dati degli ospiti vanno comunicati al Portale Alloggiati della Polizia di Stato entro 24 ore dall'arrivo (al momento del check-in per i soggiorni più brevi): un messaggio automatico può ricordartelo, ma non sostituisce l'invio ufficiale. Le app di messaggistica come WhatsApp sono comode per parlare con l'ospite, ma non valgono come comunicazione alle autorità. Per le email promozionali dopo il soggiorno serve invece il consenso dell'ospite previsto dalla normativa privacy: un messaggio di servizio legato alla prenotazione è una cosa, il marketing è un'altra. E durante il soggiorno restare raggiungibili con un contatto umano resta la scelta che riduce di più i reclami.
Approfondisci →Per non passare la giornata al telefono bastano tre messaggi automatici fatti bene. Il primo alla conferma della prenotazione: poche righe con WiFi, indirizzo e come arrivare, le info che gli ospiti chiedono sempre per prime. Il secondo uno o due giorni prima dell'arrivo: orario e modalità di check-in più un numero da chiamare in caso di problemi. Il terzo dopo il check-out: un ringraziamento e l'invito a lasciare una recensione. Tieni i testi brevi, firma sempre col tuo nome così suonano personali e non automatici, e usa al massimo un'emoji per messaggio. Se noti che gli ospiti fanno spesso la stessa domanda, aggiungi quella risposta al messaggio giusto: ogni dubbio anticipato è una telefonata in meno.
Approfondisci →Per automatizzare i messaggi hai due strade. Le app che usi già (WhatsApp, l'app di Airbnb o quella di Booking) sono gratuite e immediate: vanno benissimo per cominciare, a patto di prepararti prima i testi da copiare e incollare al momento giusto. I gestionali dedicati (channel manager o PMS) costano un canone mensile ma inviano i messaggi da soli all'orario previsto, anche su più portali insieme, e raccolgono tutte le conversazioni in un unico posto. La regola pratica: con uno o due alloggi le app standard bastano; quando gli appartamenti aumentano e ti accorgi di rispondere sempre alle stesse cose, è il momento di valutare un gestionale che automatizzi sul serio.
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